ハイブリッド会議がWeb会議と違う点として、下記の3つがあります。

・会議室が必要
・人数調整が必要
・オンライン参加者への配慮

順番に説明します。

会議室が必要

ハイブリッド会議を実施するには、会議室などの場所が必要です。

Web会議を単体で実施する場合は、各自PCなどの端末があれば、場所の確保は必要ありません。

しかし、ハイブリッド会議においては、オフラインの参加者が集まる場所を用意しなければなりません。

参加人数が多く、自社の会議室では全員が収まらない場合は、事前に貸し会議室などの予約が必要です。

人数調整が必要

ハイブリッド会議で使用する会議室などの場所は、その大きさによって入れる人数が限られます。

特に昨今のコロナ禍により、大人数が密集しない会議が望ましいとされていますので、会議室の利用定員を以前より少なく設定しているケースもあるでしょう。

オフラインの参加者が多くなりすぎるようなら、会議室などの収容人数を考慮して、オンラインでの参加を呼びかける必要があります。

オンライン・オフラインそれぞれの人数を事前に把握し、スムーズな会議運営ができるよう心がけましょう。

オンライン参加者への配慮

オンライン参加者への配慮が必要な点も、ハイブリッド会議の大きな特徴です。

参加者すべてがオンラインのWeb会議では、全員が同じ環境下なので生じない問題ですが、ハイブリッド会議は、会議室のオフライン参加者の発言力が強くなる傾向があります。

会議室での議論が活発になると、オンラインの参加者は、議論に入るタイミングが難しく、質問したくてもできない、というケースが発生します。

会議の進行役などが、適宜オンライン参加者に話題を振ったり、意見を求めたりすることで、全体として意義のある会議になるでしょう。

またWeb会議では、誰が発言しているか分かるように、参加者は発言の前に名前を名乗るのが一般的です。

ハイブリッド会議においても、オンライン参加者の立場では、オフライン参加者が名前を名乗らず発言してしまうと、誰が発言しているのか分からないこともあるでしょう。

オンライン・オフライン問わず、「参加者全員が発言前に名前を名乗る」「話しかける際は相手の名前を呼ぶ」などのルールを設けると、会議がスムーズに進行します。